ვ ა მ ტ კ ი ც ე ბ

შპს ”თბილისის უნივერსიტეტის”
რექტორი, პროფ. დ.ჯანგულაშვილი

                                                                                 ------    -----------------  --2006—

 

შპს ”თბილისის უნივერსიტეტში” საქმისწარმოების ინსტრუქცია
 
1. ზოგადი დებულება­

        შპს ”თბილისის უნივერსიტეტში” საქმისწარმოების ინსტრუქცია შემუშავებულია ”საქმისწარმოების ერთიანი წესების დამტკიცების და შემოღების შესახებ” საქართველოს პრეზიდენტის 1999წ. 1 ივლისს №414 ბრძანებულების ” ნორმატიული აქტების შესახებ” საქართველოს კანონის, საქართველოს ზოგადი ადმინისტრაციული კოდექსის, შპს ”თბილისის უნივერსიტეტის” წესდების შესაბამისად, აგრეთვე საზღვარგარეთის ქვეყნების მოწინავე პრაქტიკული გამოცდილების გათვალისწინებით და განსაზღვრავს ”შპს თბილისის უნივერსიტეტის” საქმის წარმოების წესს.   
ინსტრუქციის ძირითადი მიზანია დოკუმენტბრუნვის მოწესრიგება, დოკუმენტების რაოდენობის შემცირება, მათი შედგენისა და გაფორმების ხარისხის ამაღლება; თანამედროვე ტექნიკური საშუალებებით დოკუმენტური ინფორმაციის დასამუშავებლად საჭირო პირობების შექმნა; მმართველობითი აპარატის მუშაობის ეფექტიანობის ამაღლება.
შპს ”თბილისის უნივერსიტეტში” საქმისწარმოებას ახორციელებს კანცელარია, რომელიც რექტორატს ექვემდებარება.
კანცელარიას ევალება საქმისწარმოების ორგანიზაცია შპს ”თბილისის უნივერსიტეტსა” და მის სტრუქტურულ ქვედანაყოფებში. ასევე ევალება წინამდებარე წესების მოთხოვნათა შესაბამისად შემუშავებული ნორმატიული და მეთოდიკური დოკუმენტების შესრულების კონტროლი, დოკუმენტებზე მუშაობის მეთოდიკური ხელმძღვანელობა, უნივერსიტეტის მუშაკთა მიერ საქმისწარმოების საფუძვლების შესწავლა.

          ინსტრუქცია ითვალისწინებს საქმისწარმოების ცენტრალიზირებულ გაძღოლას.

          მოცემული ინსტრუქციის დებულებანი ვრცელდება შპს ”თბილისის უნივერსიტეტის” დოკუმენტაციის ყველა სისტემაზე. მათ შორის კომპიუტერული ტექნიკის საშუალებით შექმნილ დოკუმენტაციაზე.

 

 

II
2.1. დოკუმენტების მომზადება

1. შპს ”თბილისის უნივერსიტეტის” საქმიანობა ხორციელდება ურთიერთდაკავშირებული მმართველობითი დოკუმენტების უნიფიცირებული სისტემებით, რომელიც გამოიყენება როგორც კომპიუტერული ტექნიკით სარგებლობის პირობებში, ისე ინფორმაციის ტრადიციული მეთოდებით დამუშავებისას.
2. დოკუმენტაციის უნიფიცირებული სისტემები შეიცავენ:

ა) სახელმწიფო სტანდარტებს, რომლებიც გამოიყენება მართვის ყველა დონეზე;
ბ) ნორმატიულ დოკუმენტებს, რომლებიც სავალდებულოა შესასრულებლად ყველა სტრუქტურული ერთეულებისათვის ;
გ) დოკუმენტების უნიფიცირებულ ფორმებს.

       კომპიუტერული ტექნიკის ეფექტიანი გამოყენების მიზნით დგინდება დოკუმენტებისა და მათი რეკვიზიტების გაფორმების ერთიანი წესები. ხორციელდება დოკუმენტების შემადგენლობისა და ფორმების, აგრეთვე დოკუმენტებზე მუშაობის უნიფიკაცია.

       დოკუმენტები დასახელების, ფორმებისა და რეკვიზიტების შემადგენლობის მიხედვით უნდა შეესაბამებოდეს დოკუმენტაციის უნიფიცირებულ სისტემებს, საქმისწარმოების ერთიანი წესების მოთხოვნებს, შპს ”თბილისის უნივერსიტეტის” წესდებას და დოკუმენტირების წესების შემცველ სხვა ნორმატიულ აქტებს.

       მნიშვნელოვანი საკითხების, ძირითადი და ოპერატიული ამოცანების გადაწყვეტის მიზნით უნივერსიტეტი იღებს ან გამოსცემს სხვადასხვა სახის განკარგულებით დოკუმენტებს (ბრძანება, დადგენილება და სხვა.)

      

1. ბრძანების პროექტებს შეიმუშავებენ შპს ”თბილისის უნივერსიტეტის” სტრუქტურული ქვედანაყოფები რექტორის დავალებით ან საკუთარი ინიციატივებით.

2. როგორც წესი, ბრძანების ტექსტი შედგება საკონსტატაციო და განკარგულებითი ნაწილისაგან. საკონსტატაციო ნაწილში გადმოიცემა მმართველობის მოქმედებათა მიზნები და ამოცანები. თუ ბრძანების გადმოცემის საფუძველს წარმოადგენს საკანონმდებლო, სხვა სამართლებრივი აქტი ან ზემდგომი დაწესებულების დავალება, საკონსტატაციო ნაწილში მიეთითება მისი სახეობა, თარიღი, ნომერი, სათაური და გადმოიცემა იმ ნაწილის შინაარსი, რომელიც უშუალოდ ეხება შპს ”თბილისის უნივერსიტეტს”.
3. განკარგულებითი ნაწილი იწყება სიტყვით ”ვბრძანებ” . ბრძანების განკარგულებითი ნაწილის პუნქტებში მიეთითება შემსრულებლები, კონკრეტული მოქმედებები და შესრულების ვადები. თუ ბრძანება ავსებს, აუქმებს ან ცვლის ადრე გამოცემულ ბრძანებებს ან მათ ცალკეულ პუნქტებს, ეს აღინიშნება ბრძანების ტექსტში. განკარგულებითი ნაწილის ბოლო პუნქტებში მიეთითება თანამდებობის პირი, რომელსაც ევალება ბრძანების შესრულების კონტროლი.
4. ბრძანების პროექტები ხელმოსაწერად წარედგინება კანცელარიის მიერ, რომელიც პასუხისმგებელია მათი სწორი გაფორმებისათვის. ბრძანებას ხელს აწერს შპს ”თბილისის უნივერსიტეტის” რექტორი ან მისი დავალებით უნივერსიტეტის ადმინისტრაციის  ხელმძღვანელი.
5.   ბრძანებები ინომრება რიგითი ნომრებით კალენდარული წლის ფარგლებში.

 ინსტრუქცია

1. ინსტრუქცია საორგანიზაციო-განკარგულებითი დოკუმენტაციის სახეობაა,       რომელშიც გადმოცემულია უნივერსიტეტის საქმიანობის სპეციალური მხარეების მარეგულირებელი წესები.
2. ინსტრუქციის ტექსტის სათაურში აღინიშნება ობიექტი ან საკითხები, რომლებზეც ვრცელდება მისი მოთხოვნები.
3. ინსტრუქციის ტექსტი შედგება თავებისაგან, რომლებიც იყოფა პუნქტებად და ქვეპუნქტებად.
4. ინსტრუქციის ტექსტში გამოიყენება სიტყვები: ”ვალდებული არიან”, ”საჭიროა”, ”აკრძალულია”, ”არ დაიშვება” და ა.შ.
5. ინსტრუქციას ვიზას აძლევს კანცელარია და ამტკიცებს შპს ”თბილისის უნივერსიტეტის” რექტორი ან მისი დავალებით - ადმინისტრაციის ხელმძღვანელი, ბრძანების გამოცემით ან დამტკიცების გრიფის დასმით.

 

ოქმი

1.  კოლეგიური ორგანოების, თათბირების, კონფერენციების სხდომებზე საკითხთა   
განხილვისა და გადაწყვეტილებათა მიღების მიმდინარეობა ფიქსირდება  ოქმებში.

2.  ოქმები ფორმდება სხდომების მიმდინარეობის ჩანაწერის, სტენოგრამებისა და  
სხვა გამოსვლების საფუძველზე, რომლებიც მომზადდა სხდომებისათვის
(მოხსენებების, გამოსვლების ტექსტები, ცნობები, დადგენილებების ან 
გადაწყვეტილებების პროექტები, დღის წესრიგი, მოწვეულთა სია და სხვა).

3. ოქმის ტექსტი შედგება შესავალი და ძირითადი ნაწილებისაგან. შესავალ ნაწილში შეივსება შემდეგი რეკვიზიტები: თავმჯდომარე, მდივანი, ესწრებოდნენ; დღის წესრიგი.

4. ოქმის ძირითადი ნაწილი შედგება განაყოფებისაგან, რომლებიც შეესაბამება დღის  წესრიგის პუნქტებს. თითოეული განაყოფის ტექსტი აიგება შემდეგი სქემის მიხედვით: მოისმინეს, აზრი გამოთქვეს, დაადგინეს (გადაწყვეტილება) იბეჭდება მთლიანად. დადგენილების ტექსტი აიგება ბრძანების ტექსტის ანალოგიურად. კოლეგიური ორგანოს მიერ დამტკიცებული დოკუმენტი     ერთვის ოქმს. განსაკუთრებული აზრის შინაარსი ოქმში ჩაიწერება შესაბამისი საოქმო გადაწყვეტილების შემდეგ.

5. თუ სხდომის მიმდინარეობა სტენოგრაფირდება, სტენოგრამის ტექსტი ამოიშიფრება, იბეჭდება, მოწმდება და ინახება ოქმთან ერთად.   განსაკუთრებულ შემთხვევაში გამომსვლელებმა ვიზით უნდა დაადასტურონ თავისი გამოსვლის სტენოგრამა.

6. ოქმები ინომრება რიგითი ნომრებით კალენდარული წლის ფარგლებში. ერთობლივი სხდომების ოქმებს უნდა ჰქონდეს შემადგენელი ნომრები, რომლებიც მოიცავენ კოლეგიური ორგანოს მუშაობის მონაწილე დაწესებულებების ოქმების რიგით ნომრებს.

 

    

 წერილი
 
1. ზემდგომ, დაქვემდებარებულ და სხვა დაწესებულებებთან, ცალკეულ     მოქალაქეებთან ოპერატიული კავშირის განხორციელებისას შპს ”თბილისი  უნივერსიტეტს” თავისი კომპეტენციის ფარგლებში შეუძლია დააგზავნოს წერილები, როგორც წესი, წერილები დგება იმ შემთხვევაში, როდესაც შეუძლებელია ან გაძნელებულია ინფორმაციის გაცვლის უდოკუმენტო საშუალება: ზეპირი განმარტებები, მითითებები.
2. განკარგულებითი დოკუმენტების ტექსტების ანალოგიურად წერილების     ტექსტებიც, როგორც წესი, შედგება ორი ნაწილისაგან: პირველ ნაწილში მიეთითება წერილის შედგენის საფუძველი ან მიზეზები, მეორეში გადმოიცემა წინადადებები, მოსაზრებები, დასკვნები, თხოვნა.

                შპს ”თბილისის უნივერსიტეტი” თავისი კომპეტენციის განმსაზღვრელი დებულებებისა და სხვა აქტების საფუძველზე გამოსცემს სხვა მმართველობით დოკუმენტებსაც: სასწავლო-სამუშაო გეგმებს, ანგარიშებს, პროგრამებს, წესდებებს, დებულებებს, წესებს და სხვა.

მოთხოვნები დოკუმენტების ტექსტებისადმი

1.დოკუმენტის ტექსტი უნდა მოიცავდეს ნათლად, დამაჯერებლად და მოკლედ  გადმოცემულ უტყუარ  და არგუმენტირებულ ინფორმაციას, რომლიც შინაარსიც უნდა უკავშირდებოდეს მოცემულ საკითხზე ადრე გამოცემულ დოკუმენტებს.
2.დოკუმენტის ტექსტი ფორმდება გამართული ტექსტის, ანკეტის, ცხრილის ან ამ   ფორმების შეერთების სახით.
ა) დოკუმენტების ერთიანი გამართული ტექსტი მოიცავს გრამატიკულად და   ლექსიკურად შეთანხმებულ ინფორმაციას მმართველობითი მოქმედებების შესახებ და გამოიყენება წესების, დებულებების, წერილების, განკარგულებითი დოკუმენტების შედგენის დროს. ერთიანი გამართული ტექსტი შეიძლება შედგეს ტრაფარეტის საფუძველზე, რომელიც მოიცავს ინფორმაციას და თავისუფალ ადგილებს ცვალებადი ინფორმაციის შესატანად.
ბ) ანკეტის ფორმა გამოიყენება ციფრობრივი ან სიტყვიერი ინფორმაციის გადმოცემის დროს ერთი ობიექტის შესახებ გარკვეული ნიშნების მიხედვით. ობიექტის ნიშნების დასახელება და მათი დახასიათება გადმოიცემა არსებითი სახელით სახელობით ბრუნვაში. მაჩვენებლები შესაძლებელია გადმოიცეს ციფრებით. ანკეტის სახით ტექსტის შედგენა გამოიყენება საორგანიზაციო-განკარგულებით, საფინანსო, საგეგმო და სხვა დოკუმენტებში.
გ) ცხრილის ფორმა გამოიყენება ციფრობრივი და ან სიტყვიერი ინფორმაციის გადმოცემისას რამოდენიმე ობიექტის შესახებ რიგითი ნიშნების მიხედვით. ცხრილიანი ტექსტი გამოიყენება საგეგმო, სტატისტიკური, საფინანსო, საბუღალტრო, საორგანიზაციო-განკარგულებით და სხვა დოკუმენტებში. ცხრილებს აქვს ტექსტის დანაწევრების ორი დონე: შვეული (ვერტიკალური)  - გრაფებისა და თარაზული (ჰორიზონტალური) - სტრიქონებისათვის. თუ ცხრილი იბეჭდება ორ ან მეტ გვერდზე, ცხრილების გრაფებისა და სტრიქონების სათაურებსა და ქვესათაურებში გამოიყენება მხოლოდ საყოველთაოდ მიღებული შემოკლებები და პირობითი აღნიშვნები.
დ) ცხრილებსა და ანკეტებში, რომლებიც განკუთვნილია კომპიუტერული ტექნიკით დასამუშავებლად, ობიექტებს, ნიშნებსა და მათ მაჩვენებლებს საჭიროების შემთხვევაში ტექნიკურ-ეკონომიკური ინფორმაციის კლასიფიკატორების მიხედვით მიეცემა კოდები.
3. ა) განკარგულებით დოკუმენტებში, რომლებიც გამოიცემა ერთმმართველობის პრინციპით (ბრძანება, განკარგულება) ტექსტის შედგენისას გამოიყენება მხოლობითი რიცხვის პირველი პირი (ვბრძანებ, მოვითხოვ), ხოლო ხელმძღვანელობისადმი მიმართულ დოკუმენტებში (განცხადება, მოხსენებითი ბარათი, ახსნა-განმარტებითი ბარათი) მრავლობითი რიცხვის პირველი პირი (გთავაზობთ, გთხოვთ).
ბ) შპს ”თბილისის უნივერსიტეტის” განკარგულებით დოკუმენტებში, რომლებიც გამოიცემა კოლეგიური პრინციპით (დადგენილება, გადაწყვეტილება), ტექსტის შედგენისას გამოიყენება მხოლობითი რიცხვის მესამე პირი (ადგენს, გადაწყვეტს).
გ) ერთობლივი განკარგულებით დოკუმენტების (ბრძანება, გადაწყვეტილება, დადგენილება) ტექსტის შედგენისას გამოიყენება მრავლობითი რიცხვის პირველი პირი (ვბრძანებ, გადავწყვიტეთ, გთავაზობთ).
დ) ოქმების ტექსტის შედგენისას გამოიყენება მესამე პირის მრავლობითი რიცხვი (მოისმინეს, აზრი გამოთქვეს, გადაწყვიტეს), გამომსვლელთა ტექსტის შინაარსი გადმოიცემა მესამე პირით მხოლობით რიცხვში.
ე) დოკუმენტებში, რომლებითაც დგინდება უფლებები და მოვალეობები (დებულება, წესდება, ინსტრუქცია, წესები და სხვა), აგრეთვე, რომლებშიც აღწერენ, ადასტურებენ ფაქტებს, მოვლენებს, იძლევიან შპს ”თბილისის უნივერსიტეტის” საქმიანობის შეფასებას (აქტი, დასკვნა, ცნობა, ანგარიში და სხვა), ტექსტის გადმოცემისას გამოიყენება მესამე პირის მხოლობითი ან მრავლობითი რიცხვი (კათედრის გამგეს უფლება აქვს; კომისიამ დაადგინა; უნივერსიტეტმა შეიმუშავა, კომისიის შემადგენლობაში შედიან და სხვა).
4) მიმოწერის ტექსტის შედგენისას გამოიყენება პირველი პირის მრავლობითი რიცხვი (მიზანშეწონილად მიგვაჩნია, გიგზავნით დასკვნას).

მმართველობითი დოკუმენტის პროექტი უნდა შეუთანხმდეს შემსრულებლებს (ტექსტის ავტორი), დაინტერესებული სტრუქტურული ქვედანაყოფების ან სხვა დაწესებულებების ხელმძღვანელებს.
მმართველობით დოკუმენტს ხელს აწერს ან ამტკიცებს უნივერსიტეტის რექტორი ან ადმინისტრაციის ხელმძღვანელი კომპეტენციის შესაბამისად, რომელიც დადგენილია სამართლებრივი აქტებით შპს ”თბილისის უნივერსიტეტის” სტრუქტურული ქვედანაყოფების დებულება ან წესდება; თანამდებობრივი ინსტრუქცია, ბრძანება მოვალეობების განაწილების შესახებ).
ორი ან მეტი ხელმოწერა დაისმება იმ შემთხვევაში, როდესაც დოკუმენტის შინაარსისათვის პასუხისმგებელია თანამდებობის რამოდენიმე პირის ფულადი, მატერიალური და საკრედიტო ხასიათის დოკუმენტებს, რომლებიც წარმოადგენენ საფუძველს ფულის, სასაქონლო-მატერიალური და სხვა ფასეულობათა მიღებისა და გაცემისათვის, აგრეთვე რომლებიც ცვლიან საკრედიტო და საანგარიშო ვალდებულებებს სხვა დაწესებულებებთან, ხელს აწერენ უნივერსიტეტის რექტორი და მთავარი ბუღალტერი.
დასამტკიცებელ დოკუმენტებს (ინსტრუქციებს. დებულებებს, წესდებებს და სხვა) ხელს აწერს მათი მომზადებისათვის პასუხისმგებელი პირი და ამტკიცებს რექტორი.
მოხსენებებს, მოხსენებით ბარათებს, ცნობებს და სხვა საინფორმაციო, საცნობარო და ანალიტიკური ხასიათის   დოკუმენტებს ხელი შეიძლება მოაწეროს შემსრულებელმა, თუ მათში გადასაწყვეტი საკითხები არ სცილდება თანამდებობრივი ინსტრუქციით დადგენილ მის უფლებებს და კომპეტენციებს.

 

დოკუმენტების მომზადება და გაფორმება

       სამსახურებრივი დოკუმენტები ფორმდება რეკვიზიტების კუთხური ან გასწვრივი განლაგების, ა4 (210x297მმ) ან ა5 (210x148მმ) ფორმატის ბლანკზე.
ბლაკზე იბეჭდება დოკუმენტი, რომელიც ეგზავნება სხვადასხვა  დაწესებულებას და   ორგანიზაციას. ბლანკები არ გამოიყენება დოკუმენტების პირველი (საწყისი) ვარიანტების მომზადების დროს და საქმეში ჩაკერებული სამსახურებრივი წერილების ასლებისათვის (ქსეროასლების გარდა).
დოკუმენტს ხელს აწერს უნივერსიტეტის თანამდებობის პირი თავის კომპეტენციაში შემავალი საკითხების შესაბამისად. უნივერსიტეტის ბლანკზე ისმება რექტორის, ან შესაბამისი უფლებამოსილების არსებობის შემთხვევაში ადმინისტრაციის ხელმძღვანელის ხელმოწერა.
ამა თუ იმ დოკუმენტზე ხელის მოწერის დროს გარკვევით უნდა იყოს აღნიშნული პირის გვარი და თანამდებობა. აკრძალულია ირიბი ხაზის გასმა თანამდებობის დასახელებასთან ან სხვა მონიშვნის გაკეთება.
ხელმოწერილ დოკუმენტში შესწორებებისა და დამატებების შეტანა არ შეიძლება.
ხელის მოსაწერად წარდგენილი დოკუმენტის ვიზირებას ახდენენ შემსრულებელი და ის პირები, რომლებიც პასუხს აგებენ დოკუმენტის მომზადებაზე, ან თანამდებობის პირი, რომელთანაც მოხდა შეთანხმება.ვიზა მოიცავს პირად ხელმოწერას (გვარის გაშიფვრით) და თარიღს,ხოლო აუცილებლობის შემთხვევაში - ვიზის მიცემის თანამდებობის მითითებას. ვიზა კეთდება: განმკარგულებელ დოკუმენტებზე პირველი ეგზემპლარის (დედნის) ქვედა ნაწილში, თანამდებობის პირის ხელმოწერის ქვემოთ, ხოლო წერილებზე - ბოლო გვერდზე, ხელმოწერის ქვემოთ. დოკუმენტის პროექტის მომზადების დროს უთანხმოების შემთხვევაში მას თან ერთვის შენიშვნები იმ პირთა აზრის გათვალისწინებით, რომლებთანაც ხდებოდა შეთანხმება.
თუ პროექტის შეთანხმებისას მასში არსებითი შესწორებები შევიდა, ვიზირება უნდა მოხდეს ხელახლა.
შპს ”თბილისის უნივერსიტეტის” სტრუქტურული ქვედანაყოფის დოკუმენტის პროექტის ვიზირებას ახდენს ამ ქვედანაყოფის ხელმძღვანელი ან იურისტი.
სამსახურებრივი დოკუმენტის შინაარსი უნდა იყოს მოკლე, გასაგები და დასაბუთებული, უზრუნველყოფდეს მასში არსებული ინფორმაციის სიზუსტეს.
დაუშვებელია მიმოწერა იმ საკითხებთან დაკავშირებით, რომლებიც შეიძლება გადაწყდეს ოპერატიული წესით და არ ითხოვს დოკუმენტურ გაფორმებას.
დოკუმენტზე (წერილზე) აუცილებლად უნდა მიეთითოს თარიღი. დოკუმენტის მიღების თარიღად ითვლება მისი ხელმოწერის თარიღი, ხოლო კოლეგიურად მიღებული დოკუმენტისა - მიღების თარიღი. დამტკიცებული დოკუმენტის თარიღად ითვლება მისი დამტკიცების დღე. თარიღი ისმება სამი წყვილი არაბული ციფრით, რომლებიც გამოყოფილია წერტილებით, შემდეგი თანმიმდევრობით: რიცხვი, თვე, წელი (15.03.08) ან სიტყვიერად და ციფრით და რიცხვით (15 მარტი, 2008 წელი).
დასამტკიცებელ დოკუმენტზე დამტკიცების გრიფი ისმება პირველი ფურცლის ზედა მარჯვენა კუთხეში. თუ დოკუმენტს ამტკიცებს თანამდებობის პირი, მისი დამკიცების გრიფი შედგება შემდეგი ელემენტებისაგა: სიტყვა ”ვამტკიცებ”, თანამდებობა, ხელმოწერა, დაბეჭდილი ინიციალები და გვარი იმ პირისა, რომელმაც დაამტკიცა დოკუმენტი, დამტკიცების თარიღი.
თუ დოკუმენტი მტკიცდება განმკარგულებითი აქტით, დამტკიცების გრიფი შეიცავს სიტყვას ”დამტკიცებულია (დამტკიცდა)”, რომელიც ყოველმხრივ უნდა შეესაბამებოდეს დამტკიცებული დოკუმენტის სათაურს, განმკარგულებელი დოკუმენტის დასახელებას, თარიღს და ნომერს.
დოკუმენტი, რომელიც შედგება ორი ან მეტი ფურცლისაგან, უნდა დაინომროს. ნომერი ისმება არაბული ციფრებით დოკუმენტის ფურცლის ზედა ან ქვედა მინდვრის შუაში.
თუ დოკუმენტში დასახელებულია დანართები, ისინი ჩამოითვლება დოკუმენტის ტექსტის ბოლოში (ქვემოთ), შემდეგი ფორმით:
”დანართი:....ფ (ფურცელზე),......ეგზ”.
თუ დანართების დასახელება დოკუმენტში არ არის აღნიშნული, დანართები ჩამოითვლება იმავე ფორმით, მხოლოდ მათი სათაურების მითითებით.
თუ დოკუმენტს ახლავს რამდენიმე დანართი, მათზე დაისმება რიგითი ნომრები: დანართი 1, დანართი 2 და ა.შ. თუ დანართი არ იგზავნება დოკუმენტში მითითებულ ყველა მისამართზე, აღნიშვნა დანართის არსებობის შესახებ ფორმდება  შემდეგი სახით: დანართი: 5 ფურც. 2 ეგზ. პირველი მისამართით.
თუ დანართი აკინძულია, ფურცლების რაოდენობა არ მიეთითება.

ნორმატიული აქტები, ბრძანებები, სხდომებისა
და თათბირების დოკუმენტები

შპს ”თბილისის უნივერსიტეტის” აკადემიური საბჭო იღებს გადაწყვეტილებას უნივერსიტეტის მუშაობის ორგანიზაციულ საკითხებზე, რომელსაც ხელს აწერს რექტორი ან ადმინისტრაციის ხელმძღვანელი.
აკადემიური საბჭოს ოქმები ან ოქმებიდან ამონაწერები ფორმდება სპეციალურ ბლანკზე რექტორის ან ადმინისტრაციული ხელმძღვანელის ხელმოწერით.
თუ არსებობს მოხსენების ტექსტი ან მისაღებ გადაწყვეტილებათა პროექტები, აგრეთვე სხვა მასალა, ისინი დაერთვის ოქმს, ხოლო ოქმის გარკვეულ ადგილებზე კეთდება მითითება: ”მოხსენების ტექსტი, გადაწყვეტილების პროექტი თან ერთვის”.
სხდომის (თათბირის) ოქმს ხელს აწერს ის პირი, რომელიც სხდომას თავმჯდომარეობდა, აგრეთვე ის, ვინც ოქმი მოამზადა.
შპს ”თბილისის უნივერსიტეტი” გამოსცემს ბრძანებებს, რექტორის პროექტის ბრძანების პროექტს ვიზას აძლევს თანამდებობის პირი, რომელმაც მოამზადა დოკუმენტი.
რექტორის მიერ ხელმოწერილ ბრძანებებს რეგისტრაციაში ატარებს, აღრიცხავს, გზავნის და მათ დედნებს ინახავს უნივერსიტეტის კანცელარიის უფროსი.

რეზოლუციების გაფორმება

1. განხილული დოკუმენტის მარცხენა ზედა კუთხეში წაეწერება  რექტორის და ადმინისტრაციის ხელმძღვანელის ან სხვა სტრუქტურული ერთეულების ხელმძღვანელების რეზოლუცია, რის საფუძველზედაც ფორმდება სპეციალური რეზოლუციის ბლანკი. რეზოლუცია შეიცავს შემსრულებლის გვარს, დავალებების ტექსტს, ცალკეულ შემთხვევაში შესრულების ვადას, ხელმოწერას და თარიღს.
2. სპეციალურ ბლანკზე გაფორმებულ რეზოლუციას ესმება პირველადი დოკუმენტის სარეგისტრაციო ნომერი.
3. რეზოლუციას აფორმებენ და რეგისტრაციაში ატარებენ კანცელარიის გაპიროვნებული სპეციალისტები.

ბლანკებისა და ბეჭდების გამოყენება

        უნივერსიტეტის გერბიანი და სხვა ბეჭდები გამოიყენება დოკუმენტზე ხელმოწერის უტყუარობის ან დოკუმენტის დედნისა და ასლების შესაბამისობის დასადასტურებლად.
უნივერსიტეტის მიერ მიღებულ აქტებზე, საფინანსო დოკუმენტებზე, შრომით შეთანხმებებზე, მინდობილობებზე, მივლინების მოწმობებზე, პირადობის დამადასტურებელ მოწმობებზე ისმება გერბიანი ბეჭედი.
ბეჭედი ისმება დოკუმენტის გარკვეულ ადგილზე, სადაც ის უნდა შეეხოს თანამდებობის პირის, კონკრეტულ შემთხვევაში - ხელმოწერის თანამდებობის დასახელების ნაწილს.
შტამპები გამოიყენება დოკუმენტების მიღების, რეგისტრაციისა და შესრულების შესახებ ნიშნის დასასმელად, ასევე სხვა საცნობარო ხასიათის მნიშვნელობისათვის.

დოკუმენტებით განსაზღვრული დავალებების
შესრულების კონტროლის ორგანიზება

        1. დოკუმენტებით განსაზღვრული დავალებების შესრულების კონტროლის ორგანიზება გულისხმობს ამ დავალებების მთლიანად და დადგენილ ვადებში შესრულების კონტროლს, შესრულების მიმდინარეობისა და შედეგების აღრიცხვა - ანალიზს, ხელმძღვანელობისათვის დავალებათა შესრულების შესახებ ინფორმაციის და რეგულარულ მიწოდებას და მათი მითითებით კონტროლიდან დოკუმენტების მოხსნას.